職場のハラスメントを会社へ通報する文書｜日時・言動・証拠の整理

職場で繰り返される暴言、性的な言動、仕事からの排除などを会社へ通報したいときは、社内のハラスメント相談窓口、人事部、内部通報窓口などの受付対象を確認します。大切なのは、相手を強く非難する言葉を重ねることではなく、いつ、どこで、誰から何をされたかと、会社に求める対応を具体的に伝えることです。この記事では、主に従業員が職場の言動について相談する場面を対象に、記録の残し方、資料の添え方、文書の記載例、匿名で伝える際の限界を解説します。会社へ相談しにくい場合の公的窓口や、行政書士に文書作成を依頼できる範囲も整理します。

会社への通報先と相談する内容を確認する

社内規程の窓口を調べ、関係者を避けて相談する

就業規則、社内掲示、従業員向け案内などで、ハラスメントの相談先と提出方法を確認します。「内部通報」という名称の窓口でも、対象を法令違反に限定している場合や、ハラスメントは別窓口で扱う場合があります。受付対象、匿名相談の可否、返信方法を先に把握すると、書類を届ける相手を絞れます。

問題となる言動をした人が直属の上司であれば、その上司だけに提出する方法では相談しにくいことがあります。人事担当者、別の責任者、会社が指定した社外窓口など、規程上の別ルートを探してください。会社が委託する社外窓口は、相談者個人の代理人とは限りません。情報が会社の誰へ伝わるかも確認します。

「自分の受け取り方にすぎないかもしれない」と迷っている段階でも、具体的な出来事を相談することはできます。ただし、厳しい指導や相性の悪さが直ちに法律上のハラスメントになるとは限りません。パワーハラスメントでは、相手との関係、言動の必要性や程度、働く環境への影響などを踏まえた確認が必要です。

社内対応と公的な相談窓口の役割を分ける

厚生労働省のハラスメント相談案内では、社外へ相談したい場合の窓口として労働局の雇用環境・均等部（室）や総合労働相談コーナーを紹介しています。会社の対応を待ってからでなければ相談できない、というものではありません。

労働基準監督署の建物内に総合労働相談コーナーがある場合も、相談の受付と労働基準法違反への監督指導は区別されます。賃金不払いが併存する場合は、厚生労働省の労働基準関係窓口案内も確認します。暴行などの危険が迫っているときは110番、救急を要するときは119番を優先し、通報文書の完成を待たないでください。

日時・言動・業務との関係を記録する

一つの出来事を一つの記録として残す

まずは、最も困っている出来事から整理します。発生日時、場所や通信手段、相手の所属・役職、発言や行動、その場にいた人、自分の対応を書き出してください。多数の出来事を「毎日ひどい扱いを受けた」とまとめるより、代表的な場面と繰り返しの状況を分けた方が確認しやすくなります。

発言を正確に覚えている場合は、その言葉を示します。正確な言い回しに自信がなければ「次のような趣旨の発言」と書き、記憶を逐語的な引用に見せないことが大切です。時刻が分からない場合も「午後の定例会議後」など、判明している範囲を記載し、架空の時刻を補いません。

例えば「上司から人格を否定された」という評価に加え、「会議中、担当業務の説明を始めたところ、上司が発言を遮り、業務内容ではなく私の性格について述べた。出席者は別紙記載のとおり」と事実を書く方法があります。これは記録方法の例であり、この記載だけでハラスメント該当性が決まるものではありません。

指導の内容と問題だと感じた部分を分ける

仕事の指示や注意に関係する場合は、担当業務、求められた作業、期限、当日の状況も添えます。何を指導されたかを省略して言葉だけを抜き出すと、出来事の背景が伝わりません。必要な業務上の指示だった部分と、長時間の叱責、人格への言及、周囲へのさらし方など、問題だと感じた部分を分けてください。

仕事から外された場合は、以前の担当業務、変更を告げられた日、説明された理由、実際に与えられた業務を整理します。「自分を辞めさせるためだ」と相手の意図を決めつけるより、指示メールや業務分担表と照合できる形が有用です。性的な言動では、不必要に詳細な描写を広く共有せず、確認に必要な内容と閲覧者を絞ります。

後日に思い出したことは、最初のメモを消して書き換えるのではなく、追記した日と補足内容を残します。断片的なメモでも、作成時点や確認できる資料との対応が分かれば、相談の説明に使えます。他の人に確認する場合は、その人が直接見聞きした範囲を尋ね、自分の記憶に合わせた説明を求めないようにします。

証拠資料と会社に求める配慮を整理する

本文の出来事と資料が対応するようにする

メール、業務チャット、会議の案内、業務分担表、勤務記録、既に作成したメモなどから、記載した出来事を確認できるものを選びます。資料には「メールA」「会議メモB」などの名称を付け、本文にも同じ名称を使います。大量の資料を送る場合は、一覧に日付と確認してほしい箇所を添えてください。

画面の保存は、発信者、日時、前後のやり取りが分かる範囲を残します。説明用に必要箇所を切り出すときも、元の画面やデータは別に保管します。画像へ文字を書き込んだ版と原本を混同しないよう、加工したものには説明用であることを示します。

録音がある場合は元データを保管し、確認箇所のおおよその再生位置を記します。聞き取りにくい部分を推測で埋めた文字起こしは避け、「不明」と区別してください。証拠を増やすために他人のアカウントへ無断で入る、関係のない顧客情報を持ち出すなどの方法は取らず、適法に利用できる資料の範囲を確認します。

調査中に必要な配慮を具体的に伝える

会社へ何を求めるかは、事実確認、当面の安全確保、連絡方法、再発防止などに整理できます。例えば「本人と二人だけになる面談を避けたい」「調査担当者からの連絡は指定のメールにしてほしい」「同席者へ確認する前に、私の氏名を伝える必要性を説明してほしい」という書き方です。

希望する対応と、会社が必ず実施しなければならない措置は同一ではありません。異動や担当変更を希望する場合も、誰をどの部署へ動かすかまで当然に決められるわけではないため、現在の支障と希望理由を伝えます。相手への処分だけを唯一の要望にすると、当面必要な配慮が伝わりにくくなります。

体調や勤務への影響があるときは、欠勤・早退した日、業務を続けにくくなった場面などを事実として記載します。診断書等を添える場合は、必要な範囲と提出先を確認してください。書類があることだけで、特定の言動との因果関係まで当然に確定するとはいえません。

ハラスメントの通報文書を作成して提出する

要旨・出来事・資料・希望事項の順にまとめる

冒頭には、相談する本人の立場、対象となる部署や期間、どのような対応を求めているかを短く示します。続いて、出来事を発生順に並べ、資料との対応と希望する配慮を書きます。別紙がある場合は資料名と枚数を列挙し、本文だけを読んでも問題の概要がつかめるようにします。

次は、会社の指定様式がない場合の記載例です。実際の出来事に合わせて記入し、未確認の内容や自分に当てはまらない希望事項は削除してください。会社指定のフォームがある場合は、その入力項目や添付方法を優先します。

提出した内容と受付後のやり取りを残す

メールやフォームで提出した場合は、送信した本文、添付ファイル、送信日、受付通知を保存します。面談で渡した場合は、面談日、担当者、渡した資料、説明を受けた事項を記録してください。送信履歴があっても担当部署での確認状況までは分からないため、受付の有無を確かめます。

返答がない場合は、最初の提出日と件名を示し、担当者や今後の連絡予定を問い合わせます。「何日以内に処分すべき」と独自の法定期限を作らず、社内規程や窓口から示された予定を確認します。調査中に新しい出来事があれば、以前の資料を無断で差し替えず、追加資料として区別して提出すると経緯が保てます。

匿名性と通報後の取扱いで注意すること

氏名を伏せても出来事から推測される場合がある

匿名の受付があるかは会社の規程や窓口に確認します。氏名を書かなくても、少人数の会議、固有の担当業務、添付メールの宛先などから相談者が分かることがあります。詳しい説明と匿名性の両立には限界があるため、窓口には必要な情報を伝えつつ、社内での共有範囲を相談する方法も検討してください。

厚生労働省のハラスメント防止措置の解説では、当事者等のプライバシー保護や、相談・事実確認への協力などを理由とした不利益な取扱いを行わないことが示されています。ただし、秘密にしてほしいと書けば、調査に必要な情報が誰にも伝わらないという意味ではありません。

相談後に担当変更や評価上の不利益を受けたと感じた場合は、変更の日、説明された理由、従前との違いを新たに記録します。時間的に前後していることだけで報復と断定せず、経緯を労働局や弁護士等へ相談してください。安全な相談先を確保するためにも、関係者全員への一斉送信や、実名を出した公開投稿は慎重に考える必要があります。

社内通報と公益通報者保護法の適用を混同しない

会社へハラスメントを通報した事実だけで、必ず公益通報者保護法の保護を受けるわけではありません。対象となる法令違反、通報する人の立場、通報先等の要件を確認します。暴行などの犯罪行為に当たる場合と、主に職場の人間関係や民事上の問題となる場合も区別が必要です。

行政書士に依頼できる文書作成の範囲

行政書士へ相談する場合は、社内へ伝える出来事の整理や文案の作成について、案件の内容を確認したうえで受任できるか判断します。資料を時系列に並べ、確認済み事実と推測を分け、相談者本人が伝えたい内容を分かりやすい書面にまとめることが検討対象になります。専門家名の記載によって、出来事の真実性が公的に認定されるものではありません。

日本行政書士会連合会の業務案内にもあるとおり、他の法律で制限された業務は行えません。労働紛争について会社と代理交渉をすることや、社会保険労務士の業務として制限される労働関係の行政手続書類の作成・提出などを、社内通報の文書作成と一括して依頼できるとは限りません。

損害賠償、退職条件、解雇の有効性などで争いがある場合は、弁護士への相談を検討してください。書面の作成だけを希望していても、紛争の内容によって行政書士が対応できない場合があります。提出・送付の代行、行政書士名の表記も個別判断であり、会社の調査、処分、配置変更などの結果は保証できません。

相談時には、対象となる出来事、会社へ既に伝えた内容、保管資料、希望する対応を準備します。依頼内容、納品する書面、修正範囲、送付の有無を確認し、必要な費用は見積りで確かめてください。

よくある質問

参考サイト

制度・窓口は2026年10月26日時点の公表情報を確認しています。利用時は各機関の最新案内と会社の規程を確認してください。

• 厚生労働省「職場におけるハラスメントの防止のために」：各種ハラスメント対策と労働局等の相談先を確認できます。
• 厚生労働省「あかるい職場応援団・相談窓口のご案内」：総合労働相談コーナー等の役割と相談準備を案内しています。
• 消費者庁「公益通報者保護法と制度の概要」：制度の資料と2025年改正法の施行日を確認できます。
• 日本行政書士会連合会「行政書士の業務」：文書作成等の業務と他法令による制限を説明しています。